Razvijanje politike službenih putovanja u tvrtkama
Uvijek je pravo vrijeme za promišljanje o uvođenju „politike službenih putovanja“ tj. “travel policy“.
Gotovo sve veće tvrtke imaju već uvedenu takvu politiku, a čiji je glavni cilj uvođenje određenih pravila kod službenih putovanja. Male tvrtke obično nemaju takvu politiku (tj. pravila) jer smatraju kako se unutar male tvrke lagano mogu kontrolirati službana putovanja. Možda tako jest kada su ta putovanja u malom broju, ali čim se poslovanje proširi i dođe do većeg broja putovanja, iako je mala tvrtka, može doći do nepotrebnog gubljenja novca. A novac je ono što nitko ne voli gubiti!
Svaka politika službenih putovanja nastoji omogućiti svim zaposlenicima jednaki tretman i jednake privilegije prilikom putovanja. Također, takva politika putovanja samoj tvrtki štedi novac. Kada smo već kod novca, onda je bitno razlikovati i to da najjeftinije putovanje ne mora biti najjeftinije za potrebe određene tvrtke. U slučaju da se takvo putovanje otkaže, obično se ne može dobiti nikakav povrat uplaćenih sredstava te to postaje najskuplje putovanje: plaćeno, a neiskorišteno.
Stoga savjetujem svakoj tvrtki koja planira uvesti „politiku službenih putovanja“ da to svakako napravi u dogovoru sa svojom putničkom agencijom ili poslovnim savjetnikom koji razumije tu problematiku.
Kod stvaranja „politike službenih putovanja“ bitno je sagledati same potrebe službenih putovanja u duljem vremenskom razdoblju (npr. planirana putovanja u slijedećoh 2-5 godina). Na osnovu takvih planova treba doći do slijedećih zaključaka:
- Koje su destinacije na koje se putuje?
- Kojim se prijevoznim sredstvima tamo putuje?
- Ima li potrebe za organizacijom smještaja na odredištima?
- Koje sve usluge se još trebaju organizirati na odredištu ili tijekom putovanja?
- Koji je predviđeni volumen (broj) za svaki od gornjih produkata?
Odgovori na gornja pitanja čine već dobar start od kojega se može početi razvijati „politika službenih putovanja“. Sami proces nije lagan niti jednostavan i zahtjeva dosta pažnje, računanja, predviđanja i dogovaranja. Kada se jednom uvedu pravila tj. politika koju određena tvrtka slijedi, treba slijediti i analizirati same rezultate nakon nekog određenog vremena (moj prijedlog je nakon 6 mjeseci do 1 godine). Na osnovu tih dobivenih analiza može se napraviti prilagodba politike službenih putovanja tj. promjena u onom djelu gdje je vidljivo da bi se mogle dobiti veće uštede ili se možda bolje prilagoditi potrebama službenih putovanja samih zaposlenika.
Dakle, jednom dogovorena i uvedena politika službenih putovanja se treba revidirati i u dogovoru s putničkom agencijom ili poslovnom savjetnikom iz toga područja, prilagođavati potrebama same tvrtke.
U ovom blogu neću objašnjavati gdje se sve i na koji način mogu napraviti uštede, ali je sigurno da su uštede na godišnjoj razini svakako moguće i ta ušteđena sredstva tvrtka dalje može koristiti za razvoj svoga poslovanja, bez da je došlo do rezanja troškova službenih putovanja.